E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen
In Deutschland sollen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend sein. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, das sich derzeit noch im Gesetzgebungsverfahren befindet. Wir geben einen Überblick über die geplanten Änderungen.
Die gesetzlichen Vorhaben zum Thema elektronische Rechnung entwickeln sich derzeit dynamisch. Während die E-Rechnungspflicht für den Bereich B2G (Business-to-Government) – und hier auch noch nicht in allen Bundesländern – bereits gilt, gibt es Neuigkeiten für den Bereich B2B (Business-to-Business): Die aktuelle Planung des Bundesfinanzministeriums sieht vor, die E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen im B2B-Bereich zum 01.01.2025 inklusive eines Meldesystems ab dem Jahr 2028 in Deutschland einzuführen, um so den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.
Die wichtigsten Eckpunkte
Einführung zum 1. Januar 2025
Die verpflichtende E-Rechnung soll zum 01.01.2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt werden.
Norm EN 16931
Unter E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, die der Europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Alle Unternehmen sind in der Pflicht
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen ohne Ausnahme in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es Übergangsregelungen.
Übergangsregelungen
Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
Bis zum 31.12.2025 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab dem 01.01.2026 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2026 noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.
Ab dem 01.01.2027 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Das EDI-Verfahren darf noch bis zum 31.12.2027 eingesetzt werden.
Von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.
Meldesystem ab 2028
Voraussichtlich ab dem 01.01.2028 muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden. Diese Meldung wird im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) erfolgen.
E-Rechnung: Begriffsdefinition
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG-E). Unterschieden wird dann (ab 1.1.2025) zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen.
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden diese Anforderungen z. B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei / ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“). Dies hat das BMF in seinem Schreiben v. 2.10.2023 an die Verbände ausdrücklich bestätigt (für ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1). Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Die neuen Definitionen gelten bereits ab dem 1.1.2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung erst später greift.
Wann sollten Unternehmen mit der Umstellung ihres Rechnungsprozesses beginnen, wenn der Stichtag beim 01.01.2025 bleibt?
Unternehmen sollten sich genau jetzt mit dem Thema E-Rechnung beschäftigen und möglichst schnell mit der Umstellung ihrer Prozesse beginnen. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ist nicht von heute auf morgen umsetzbar und erfordert Zeit und Know-how.
Die E-Rechnungspflicht eröffnet viele Chancen und Möglichkeiten
Ein Blick auf andere europäische Staaten, die bereits die E-Rechnung eingeführt haben, lohnt sich: In Italien ist die E-Rechnung bereits seit dem Jahr 2019 Pflicht. Auch wenn die Einführung in Italien einen entsprechenden Umsetzungsaufwand für die Unternehmen bedeutete, gibt es überwiegend positive Rückmeldungen. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung hat für viele Unternehmen Vorteile gebracht. Die Transparenz hat sich erhöht, die Prozesse sind effizienter und am Ende werden die Rechnungen auch schneller bezahlt.
(Quellen: Haufe „Verpflichtung zur elektronischen Rechnung 09.10.2023 Wachstumschancengesetz / DATEV „E-Rechnung – Entwicklung für Deutschland“
